“You will never get a second chance to make a first impression.” Deze alombekende quote is zeker ook van toepassing bij de opstart van elk nieuw teamlid. Het onthaal op de eerste werkdag is cruciaal om een nieuwe collega te verwelkomen, te enthousiasmeren, te integreren in je organisatie en een langetermijn samenwerking te garanderen.
Via een uitgestippeld onthaalbeleid, kun je een vlotte en goede onboardingervaring bieden aan nieuwe medewerkers. Enkele tips voor een succesvol onboardingplan:
- Preboarding
Preboarding is de fase tussen de contractondertekening en de effectieve eerste werkdag. Gebruik deze periode om de nieuwe medewerker enthousiast te houden en goed voor te bereiden op de eerste werkdag. Zo raakt de nieuwe medewerker al voor de effectieve opstart betrokken bij je organisatie. Zorg dat alle praktische zaken zoals laptop, werkmateriaal, toegangen, … in orde gemaakt zijn tijdens deze periode. Een kaartje thuis, een vriendelijk telefoontje of een warme e-mail kan helpen om de nieuwe collega op zijn gemak te stellen en om de verwachtingen voor de eerste werkdag door te nemen.
- Welkom!
Plan een warm welkom voor je nieuwe medewerker op de eerste dag. Begin de werkdag met een rondleiding en kennismakingsmoment met het hele team. Wijs een buddy of mentor aan, hij/zij zal de nieuwe medewerker extra begeleiden, vragen beantwoorden en hem helpen om zich thuis te voelen in de organisatie. Zorg voor een leuk welkomstpakket en een onthaalbrochure waar de nieuwe medewerker alle praktische info kan terugvinden om goed van start te kunnen gaan. Ga eventueel lunchen met het team om zo een informeel kennismakingsmoment in te lassen. Starten er meerdere nieuwe medewerkers op dezelfde dag, zorg dan zeker voor een gezamenlijk moment, dit zorgt voor extra binding onderling.
- Duidelijke communicatie
Bespreek de doelen en verwachtingen voor de eerste weken en maanden, zodat de nieuwe medewerker een duidelijk beeld heeft van wat er wordt verwacht. Bereid een introductietraject voor en vul deze in in de eerste weken van de medewerker. Laat alle afdelingen aan bod komen, zo leert de nieuwe medewerker ook de collega’s in andere afdelingen kennen. Zorg ervoor dat de nieuwe collega zich voldoende ondersteund voelt. Dit kan onzekerheid verminderen en de integratie versnellen. Vergeet niet om je huidige team op de hoogte te stellen van de komst van de nieuwe collega en maak duidelijk wat van hen verwacht wordt.
- Stippel een opleidingstraject uit
Het is essentieel om nieuwe collega’s niet alleen te verwelkomen, maar ook te voorzien van een sterk opleidingsplan. Door voortdurende training en ontwikkeling kunnen medewerkers gespecialiseerde vaardigheden opbouwen en een groeitraject doorlopen. Bied training aan die afgestemd is op individuele talenten en behoeften. Begrijp dat elke nieuwe medewerker uniek is en hun eigen leerstijl en tempo heeft. Wees flexibel en pas het onboardingtraject aan om aan hun behoeften te voldoen.
- Plan feedback en evaluatiemomenten in
Je nieuwe medewerker is goed gestart, natuurlijk is er altijd ruimte voor verbetering. Plan dus regelmatig feedbackmomenten in. Begin met een informeel gesprek om de voortgang te bespreken, feedback te geven en eventuele problemen of zorgen aan te pakken. Heeft je nieuwe collega nog onzekerheden of behoefte aan extra opleiding? Door deze feedback kan je hierop inspelen en de medewerker en/of het onboardingtraject bijsturen. Zorg voor een open gesprek, laat de medewerker ook feedback geven over hoe hij de eerste dagen/weken heeft ervaren, dit kan zinvolle informatie opleveren waarop je je onthaaltraject voor toekomstige medewerkers kan aanpassen.
